ビジネス、副業

ビジネスメール書き方の基本とコツ【押さえるポイントは7つ】

現代ビジネスマン

  • 仕事でメールのやりとりが多い
  • でも書き方がわからない
  • コツや注意点はある?

 

こんな悩みを解決します。

 

【結論】丁寧に、でも簡潔に。

 

近年ではLINEでやりとりする事も増えたので、従来のビジネスメールのマナーが必ずしも正解とは限りません。

今回はビジネスメールの基本マナーと、現代求められている傾向について解説します。

 

ネオ
丁寧であればあるほどいいというわけではなく、時代に合った対応をする必要があるというわけですね。

 

 

この記事のもくじ(クリックでジャンプ)

 

  1. ビジネスメールの書き方で出世が決まる
  2. メールはビジネス文書
  3. 件名で内容を伝える
  4. 要件は1つだけ
  5. 敬語の間違いに注意
  6. 丁寧過ぎない
  7. 長文は書かない
  8. 最低5回は読み直す

①ビジネスメールの書き方で出世が決まる

  

インターネットの普及後、約束なしに電話することはマナー違反と捉える人が増えました。

可能な限りメールで済ませた方が相手の時間を拘束せず好印象を持たれます。

 

「電話の方が早い」

「電話するのが礼儀」

現代はこんな考えは逆効果。

 

ビジネスメールのマナーやセオリーも時代と共に変わっていくべきものです。

 

ネオ
基本マナーは押さえつつ、現代のトレンドに合わせたマナーを学ぶことが大切ですね。

 

 

②メールはビジネス文書

 

メールはビジネス文書です。

そしてビジネス文書は品格が大事。

 

送った相手だけでなく、業務上の記録や証拠として公の目に触れる可能性もある事を忘れないこと。

誰が見ても「きちんとしている」と思われるよう意識しましょう。

 

例えるならば「正装」のイメージ。

フォーマルウェアで対応する心構えですね。

 

最初に注意すべきは「こんにちわ」、「こんばんわ」。

トップビジネスマン相手にこれを送ると一発で仕事が出来ないレッテルを貼られます。

 

ネオ
SNSやブログで情報発信している人にも多いミスなのでこれは本当に注意してください。

 

 

③件名で内容を伝える

 

件名で要件が伝わるように書いてください。

そして本文は必ず冒頭で結論を伝えるようにしましょう。

 

本文は短いほど受信者にとって有難いメールになります。

「平素は格別の〇〇」なんて定型文は相手の時間を奪うだけ。

 

情報のない文章は書かないこと。

読む価値のある文だけ書くのが本当の礼儀です。

 

ネオ
ブログも長文有利と考える人が多いですが、情報が薄い文字数稼ぎはSEOにもマイナス評価を受けます。

 

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④要件は1つだけ

 

複数の用件がある場合は、用件ごとにメールを分けるのがマナー。

二度手間に感じるかもしれませんが、複数の用件が散らばった手紙の内容を精査する相手の立場で考えてみればわかるはず。 

 

件名と冒頭だけ読んで伝わるメール2通と、長文を読んで内容を整理しないといけない1通のメール。

受け取る側ならどちらがいいか。

 

常に相手の立場になって想像してください。

 

ネオ
件名ごとに分けた方が確認漏れの防止にもなります。

 

 

⑤敬語の間違いに注意

 

「とんでもございません。」

「了解いたしました。」

 

これはどちらも正しい敬語ではありません。

 

「とんでもないことでございます。」

「承知いたしました。」

 

これが正しい敬語。

細かいことですが、見る人はしっかり見ています。

 

さらによくある間違いが二重敬語。

 

✖️「このメールをご覧になられたら、ご返信をお願いいたします」

○「このメールをご覧になったら、ご返信をお願いいたします」

 

「ご覧になる」だけで敬語なので「られる」をつける必要はありません。

 

さらに謙譲語の間違いも多いです。

 

✖️「今週木曜日までにご返信いただけますようお願いいたします」

○「今週木曜日までにご返信くださいますようお願いいたします」

 

「いただく」は自分の動作に使う言葉で、相手に依頼する時に使う言葉ではないのです。

 

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⑥丁寧過ぎない

 

丁寧さを意識し過ぎるあまり回りくどくなっている人は多いです。

冒頭の挨拶は特に簡潔な方が現代では好印象を持たれます。

 

校長先生の話や議員の演説じゃあるまいし、周りくどい定型文は相手の迷惑になるだけ。

丁寧な文章ほど無駄がないもの。

 

受け取る側の手間をできる限りこちらで負担してあげることが本当の礼儀です。

 

ネオ
丁寧の中身を取り違えないように注意しましょう。

 

 

⑦長文は書かない

 

あのホリエモンも「長文を送りつけてくる人とは一緒に仕事しない」と公言しています。

長文を送るなんてお前の文章にどれだけの価値があると思っるの?って事らしいですw

 

あなたがベストセラー作家でもない限り、誰もあなたに長文を求めていません。

文章が長い人は情報をまとめる能力が乏しいだけ。

 

長文を書く=伝える能力がない

という考えて改善する努力をしてください。

 

⑧最低5回は読み直す

 

最終確認はやり過ぎくらいがちょうどいい。

送信ボタンを押す前に最低5回は読み返しましょう。

 

誤字脱字は信用を失い、結論が遅いとウザがられ、長文過ぎると関係を断ち切られます。

 

読み手が欲しい情報だけを差し出す。

これが現代版の礼儀礼節であり、ビジネスマナーです。

 

今後さらに文章価値が高まっていく時代になります。

しっかり身に付けてくださいね。

最後までお読み下さりありがとうございました。

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